Selfstorage für Akten: Praktisch und sicher
Aktenordner, Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Personalakten oder Projektmaterial – in vielen Unternehmen wächst der Papierstapel schneller als der verfügbare…
Büroakten richtig lagern:
Warum eine strukturierte Aktenlagerung wichtig ist
Viele Betriebe – ob Einzelunternehmen oder mittelständische Firma – kämpfen mit dem selben Problem: Wichtige Unterlagen beanspruchen dauerhaft Platz, den man für produktives Arbeiten eigentlich dringend bräuchte. Gleichzeitig ist das Risiko hoch: Wer im Ernstfall wichtige Dokumente nicht auffinden kann, riskiert steuerliche Nachteile oder rechtliche Konsequenzen.
Eine strukturierte, sichere Aktenlagerung schafft:
- Platz für Tagesgeschäft & Kundenzonen
- Rechtssicherheit gegenüber Finanzamt & Behörden
- Ordnung & Zugriff bei Bedarf – auch nach Jahren
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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Was gilt in der Schweiz?
Gesetzgebung von Aufbewahrungsfristen
In der Schweiz gelten nach Art. 958f OR (Obligationenrecht) für Geschäftsunterlagen folgende Mindestaufbewahrungsfristen:
| Art der Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
| Buchhaltungsbelege | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse & Bilanzen | 10 Jahre |
| Lohnabrechnungen | 10 Jahre |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre |
| Geschäftskorrespondenz | 10 Jahre |
| Verträge | Mind. 10 Jahre |
| Personalakten | i. d. R. 10 Jahre (empfohlen) |
Wichtig: Die Frist beginnt jeweils am Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Für gewisse Unterlagen, z. B. im medizinischen oder rechtlichen Bereich, gelten sogar längere Aufbewahrungszeiten.
Mehr zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht finden Sie hier auf kmu.admin.ch.
Welche Unterlagen müssen überhaupt aufbewahrt werden?
Zur gesetzlich relevanten Dokumentation zählen u. a.:
- Buchführungsunterlagen
- Quittungen, Rechnungen, Kassenbons
- Personal- & Lohnunterlagen
- Miet-, Kauf-, Arbeits- und Lieferverträge
- Interne Protokolle & Korrespondenz
- Steuerbescheide & Veranlagungen
Tipp: Auch E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt sollten archiviert werden – digital oder ausgedruckt.
Selfstorage als sichere und effiziente Lösung
Wenn der Büroplatz knapp wird oder Unterlagen archiviert, aber nicht täglich gebraucht werden, ist Selfstorage die ideale Ergänzung:
✅ Ihre Vorteile:
- Flexible Mietdauer – ideal für langfristige Archivierung
- Boxengrössen nach Bedarf – von einzelnen Ordnern bis zu ganzen Archiven
- Klimakontrollierte Lagerung – schützt vor Feuchtigkeit & Schimmel
- Hohe Sicherheit – Videoüberwachung, Alarmsystem, Zugangsschutz
- 24/7-Zugang – wenn doch mal kurzfristig Unterlagen benötigt werden
Sie schaffen damit nicht nur Platz im Büro, sondern auch einen professionellen, kontrollierten Aufbewahrungsort – unabhängig von Umzügen oder räumlichen Veränderungen.
Erfahren Sie mehr über unsere praktischen Lagerlösungen auf unserer Seite Dienstleistungen bei Lagerino.
Tipps zur Ordnung & Zugriffskontrolle
Damit Ihre Aktenlagerung nicht im Papierchaos endet, helfen folgende Tipps:
- 📦 Boxen systematisch beschriften (Firma, Jahr, Inhalt)
- 🗃️ Archivierungsplan führen – digital oder analog
- 🧾 Beleglisten oder QR-Codes zur schnellen Suche verwenden
- 🔐 Zugriffsrechte klären – wer darf wann an die Unterlagen?
- 🧼 Akten trocken, sauber und flach lagern – keine schweren Lasten auf Ordnern
- 📅 Wiedervorlagen einplanen: Wann darf/darf nicht vernichtet werden?
Tipp: Archivierte Akten regelmässig prüfen – ggf. kann Altes datenschutzkonform vernichtet werden.
Tipp:
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Platzmangel im Büro? Wir schaffen Raum für das Wesentliche.
Verträge, Steuerunterlagen, Aktenordner, Lohnbelege – je länger Ihr Unternehmen besteht, desto mehr Papier sammelt sich an. Und genau hier kommt Lagerino ins Spiel: Wir bieten Ihnen sicheren, strukturierten Lagerraum für Ihre Geschäftsunterlagen und Büromaterialien – genau dann, wenn Ihre Bürofläche knapp wird. Mit unseren modernen Selfstorage-Lösungen lagern Sie Ihre Unterlagen gesetzeskonform, trocken und jederzeit zugänglich, ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Ordnung.
Ihre Vorteile:
✔️ Tägliche Kündbarkeit – volle Flexibilität
✔️ Diskreter, kontrollierter Zugang – rund um die Uhr
✔️ Klimaschutz & Sicherheit durch Videoüberwachung
✔️ Verschiedene Grössen – vom Archiv bis zum Materiallager
✔️ Perfekt für Selbstständige, KMU und Kanzleien
Ob temporär oder langfristig: Mit Lagerino schaffen Sie Platz im Büro und behalten dabei volle Kontrolle über Ihre sensiblen Unterlagen.
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Fazit
Aktenchaos im Büro war gestern. Wer Unterlagen sicher und systematisch lagert, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen – sondern gewinnt auch Raum, Effizienz und Überblick zurück. Selfstorage bietet eine flexible, professionelle Lösung, um Ihre Geschäftsunterlagen langfristig zu archivieren – unabhängig von Platzmangel oder Bürogrösse. Ob als Einzelunternehmer oder wachsendes Team: Mit der richtigen Lagerstrategie sichern Sie Ihr Wissen, Ihr Unternehmen – und Ihre Ruhe im Ernstfall.
FAQs:
1. Darf ich sensible Dokumente wie Personalakten oder vertrauliche Verträge in einem Selfstorage lagern?
Ja – vorausgesetzt, die Lagerbox erfüllt bestimmte Sicherheitsstandards. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Zugangskontrollen (z. B. PIN, App oder Schlüssel), Videoüberwachung und Alarmsicherung bietet. Wenn es sich um besonders vertrauliche Dokumente handelt, empfiehlt sich zusätzlich eine abschliessbare Archivbox oder ein Aktencontainer innerhalb der Lagerbox. Wichtig: Der Zugriff sollte ausschliesslich autorisierten Personen gestattet sein – regeln Sie das intern eindeutig.
2. Was passiert mit meinen Akten, wenn ich die Aufbewahrungsfrist versäume?
Wenn gesetzliche Fristen nicht eingehalten werden, kann das bei einer Steuerprüfung oder rechtlichen Auseinandersetzung zu Problemen führen – z. B. Nachweispflichtverletzung. Umgekehrt kann es auch kritisch sein, Unterlagen zu lange aufzubewahren, etwa bei sensiblen Personaldaten. Eine regelmässige Aktenprüfung mit festem Löschplan hilft, die richtige Balance zu finden: Was muss bleiben, was darf weg – und wann?
3. Wie kann ich meine physische Aktenlagerung mit digitalen Systemen kombinieren?
Idealerweise führen Sie ein hybrides System: Wichtigste Dokumente werden digitalisiert (z. B. per Scan & OCR), während das Original sicher in der Lagerbox verbleibt. So haben Sie Zugriff auf Inhalte, ohne physisch vor Ort zu sein – und erfüllen trotzdem die Anforderungen an Originalaufbewahrung. Tools wie DMS-Systeme (Dokumentenmanagement) oder einfache Excel-Listen mit Verlinkung auf Ordnerinhalte helfen enorm beim schnellen Wiederfinden.
4. Wie kann ich sicherstellen, dass gelagerte Akten nicht beschädigt werden?
Lagern Sie Akten ausschliesslich in stabilen, geschlossenen Archivboxen oder Ordnerkisten – idealerweise aus Kunststoff statt Karton, um Feuchtigkeit abzuwehren. Verwenden Sie Regale oder Paletten, um direkten Bodenkontakt zu vermeiden. In klimatisierten Lagern sind Ihre Unterlagen zusätzlich vor Temperaturschwankungen geschützt. Achten Sie auf eine waagerechte Lagerung von Ordnern – schwere Lasten sollten nie auf Papier gestapelt werden.
5. Was kostet die Auslagerung meiner Akten in einem Selfstorage pro Monat?
Die Kosten hängen von der Grösse der Lagerbox und dem Standort ab. Kleine Einheiten (z. B. 1–2 m²) für Aktenordner kosten meist zwischen 40 und 80 CHF pro Monat. Bei längerfristiger Nutzung bieten viele Anbieter Rabatte. Beachten Sie: Der Wert liegt nicht nur im Platz selbst, sondern in der Zeitersparnis, Sicherheit und Ordnung, die Sie dadurch gewinnen – vor allem, wenn das Büro wieder arbeitsfähig und aufgeräumt ist.
6. Muss ich beim Finanzamt oder der Steuerbehörde angeben, wo meine Akten gelagert werden?
Nein – eine generelle Meldepflicht besteht nicht. Ihre Unterlagen dürfen auch ausserhalb des Firmensitzes gelagert werden, solange Sie jederzeit Zugriff darauf haben und sie bei einer Prüfung innerhalb angemessener Frist vorlegen können. Wichtig ist daher, dass Sie genau wissen, was wo liegt, und Zugriff dokumentieren können. Selfstorage mit 24/7-Zugang erfüllt diese Voraussetzung meist problemlos.
7. Wie lange sollte ich Büromaterial wie Druckerpapier, Tintenpatronen oder Briefumschläge lagern – und wie?
Anders als Akten unterliegt Büromaterial keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – aber es gibt dennoch praktische Lagerregeln. Lagern Sie Verbrauchsmaterial trocken, staubgeschützt und nicht direktem Sonnenlicht ausgesetzt, da z. B. Tintenpatronen oder Klebstoffe mit der Zeit austrocknen können. Auch Papier kann bei Feuchtigkeit wellig oder unbrauchbar werden. Ideal sind geschlossene Lagerboxen oder Regalsysteme, die Sie thematisch sortieren (z. B. Druckerzubehör, Versandmaterial, Ersatzteile). Prüfen Sie bei längerem Einlagern regelmässig Haltbarkeitsdaten – besonders bei Tinte, Etiketten und Verpackungsbändern.
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